Projektový tím
Dobrý projekt je vždy dielom kolektívu a nikdy nie jednej osoby, preto je prvoradým krokom ustanovenie projektového tímu, ktorý by mal mať 3 až 12 členov. Ideálne je ak sú v tíme reprezentanti viacerých odvetví, ktoré aspoň trochu súvisia s pripravovaným projektom. Tím si zvolí vedúceho, ktorý povedie jeho stretnutia. Najdôležitejšou úlohou vedúceho tímu je vyvolávanie aktívnej diskusie v tíme. Vždy je lepšie, ak sa medzi sebou členovia tímu vadia, než by mali zo všetkým súhlasiť hneď od začiatku. Stretnutia tímu by nemali byť dlhšie ako 2 hodiny.
Príprava projektu
Prvým krokom je stanovenie strategického cieľa (čo chceme realizáciou projektu ovplyvniť – nadväzuje na dopad projektu) a z neho vychádzajúcich špecifických cieľov projektu (konkrétne a kvantifikovateľné cieľa, ktoré budú splnené po realizácii projektu – nadväzujú na výsledky projektu). Od cieľov sa odvíjajú všetky ostatné textové časti projektu ako problém, ktorý projekt rieši, opis projektu, udržateľnosť, atď.
Druhý krok je zadefinovanie etáp a aktivít projektu. Obvykle sa projekt pozostáva z prípravnej, realizačnej a záverečnej etapy. Každá aktivita musí mať merateľný výstup.
Tretí krok je zostavenie harmonogramu projektu. Ideálne je ak aktivita projektu môžu v rámci jednotlivých etáp bežať súbežne a vzájomne sa nezdržujú. Ak to nie je možné a výstup jednej aktivity je potrebný pre začatie ďalšej nezabudnite na vloženie tzv. nárazovej zóny, ktorá stlmí prípadný sklz projektu spôsobený omeškaním niektorej z aktivít.
Štvrtým krokom je zostavenie rozpočtu projektu. Najlepšie je postupovať podľa jednotlivých aktivít a zostaviť samostatný rozpočet pre každú aktivitu zvlášť. Rozpočet sa obvykle člení na Personálne výdavky, Prevádzkové výdavky, Externé služby a Investičné výdavky.
Indikátory projektu
Indikátory výstupu sa vzťahujú na činnosti. Možno ich merať vo fyzických alebo peňažných jednotkách (napr. plocha zrekonštruovanej podlahy, počet zakúpených tovarov, atď.). Sú bezprostredne prepojené s konkrétnymi aktivitami projektu. Každá aktivita projektu musí mať minimálne jeden indikátor výstupu.
Indikátory výsledku sa týkajú priameho a okamžitého účinku na priamych užívateľov, ktorý projekt priniesol. Poskytujú informácie o zmenách v kvalite, kapacite alebo výkone predmetu projektu a cieľovej skupiny. Takéto indikátory môžu byť fyzického (nové študijné programy, počet úspešných žiakov, počet tried, atď.) alebo finančného (pomer dlhov k zdrojom súkromného sektora, pokles prevádzkových nákladov, atď.) typu. Indikátory výsledkov sú spojené s konkrétnymi cieľmi/zámermi projektu. Každý cieľ musí mať minimálne jeden indikátor výsledku.
Indikátory dopadu sa vzťahujú na akcie, ktoré siahajú ďalej než okamžitý účinok realizácie projektu. Sú spojené s globálnymi/celkovými cieľmi. Môžeme definovať dva spôsoby vplyvu: konkrétnym vplyvom sú tie účinky, ktoré sa prejavia po určitom časovom odstupe ale ktoré sú priamo prepojené s uskutočnenými činnosťami a priamymi užívateľmi. Globálnym vplyvom sú dlhodobé účinky ovplyvňujúce širšie obyvateľstvo. Ich podstata vysvetľuje potrebu vyčísliť indikátor vplyvu na úrovni programu. Musia byť bezprostredne spojené s cieľovými skupinami definovanými v projekte.